Avsluta projekt i tid

Att kunna avluta projekt i tid kräver en tydlig definition av VARFÖR vi ska göra detta, HUR vi ska göra det och VAD som ska uppnås i varje steg.

av Jan-Erik Sebestyén, January 2017

Att starta projekt på ett bra sätt är svårt, men att avsluta projekt är för många nästan omöjligt. Jag ska i detta inlägg förklara vad det är som gör att vi i Parmatur Puls lyckas komma i mål med projekt. Och detta i tid, inom budget och med uppfyllt mål.

Det är två hemligheter med att kunna avsluta projekt i tid, inom budget och med rätt resultat. Den ena hemligheten handlar om rött arbete, den andra om aktivitet 98.

Projektets målbild – ett resultat av en strategisk design

Parmatur Puls är ett agilt koncept som utgår från multiprojektledning. Utvecklingsarbetet bedrivs genom denna multiprojektledning på strategisk nivå. Kostnaden för utvecklingsarbete som kan utföras strategiskt är en bråkdel av vad den skulle varit om den utfördes operativt. Men det är i det operativa arbetet som detaljerna (”konstruktionen”) tas fram.

En av de saker vi vill uppnå med det strategiska arbetet är att få en tydlig bild av av som ska uppnås i de projekt som initieras för att realisera strategin. Framförallt vill vi begränsa antalet mål som projektet ska uppnå. Vi rekommenderar att inte ha fler än 4-5 stycken effektmål.

När projektet är startat skall målen inte ändras. Det får inte tillkomma några nya mål eller krav. När målen ändras, eller om det tillkommer nya, blir det i praktiken ett projekt utan slut. Projektet blir ett ständigt utforskande av olika möjligheter.

Nu kanske någon läsare invänder att det behövs ett utforskande av olika möjligheter, att det är detta som är poängen med utvecklingsarbete. Det är korrekt. Men att ha en utforskande ansats i ett operativt projekt, som arbetar på ”skruv och mutternivå”, blir dyrt och kommer att ta lång tid. Det är därför vi i Puls driver detta på strategisk nivå, i vad vi kallar produktteamet eller röd grupp. Produktteamet lägger genom arbetet med en strategisk design grunden för att kunna avsluta projekt i tid.

(Läs ett exempel om strategiskt arbete här.)

Synkroniseringsplanen – en karta med delresultat som tar oss från ett startläge till klart

En synkroniseringsplan i Puls byggs upp av delresultat. Ett delresultat ska vara något som är klart: ritningar för modul X är klara, inköp av verktyg klart, testkörning av modul X är klar. Antalet delresultat bör ligga i intervallet 50 (ett litet projekt) till 100 stycken (för ett större) där storleken på delresultaten varierar mellan 40 och 200 timmar. (Större projekt delas via programplanen upp i flera olika avgränsade projekt av produktteamet.)

Varje delresultat ska ha en definition av vad som ska vara uppfyllt för att definieras som klar. Denna definition sätts av projektgruppen i dialog med projektledaren. De som utför arbetet är ansvariga för att delresultat är rätt, men genom att demonstrera detta för projektledaren får de hjälp med sin egenkontroll.

Definitionen av vad som ska vara klart skrivs in i aktivitetsplanen som aktivitet 98. Därefter listas de aktiviteter som behövs för att nå fram till aktivitet 98. För att kunna avgöra att delresultat uppnått definitionen, ska det finnas aktiviteter för att verifiera eller validera delresultatet.

Projektgruppen ska arbeta fokuserat med ett fåtal öppna delresultat i taget. När alla aktiviteter bockats av, demonstreras delresultat för projektledaren. Godkända delresultat markeras som klart med grön magnet. För att projektet ska röra sig framåt är det absolut nödvändigt att delresultat kontinuerligt grönmarkeras.

Att ett delresultat anses som klart är inte detsamma som att delresultatet är felfritt. En grön magnet betyder att projektgruppen har utfört ett arbete, och verifierat eller validerat detta, så bra som möjligt med den kunskap som fanns vid tillfället.

När arbetet fortskrider kan ny kunskap uppstå så att ett grönmarkerat delresultat behöver justeras. Men ett delresultat som markerats klart kan inte öppnas igen. Däremot kan eventuella behov av justeringar hanteras genom att ett problem flaggas i Inbox och dokumenteras i problemloggen eller beslutsloggen. Aktiviteter för att lösa problemet läggs till i aktivitetsplanen. Alternativt kan en ny aktivitetsplan sättas upp. När problemet är löst, bockas det av i loggen.

Genom att successivt stänga (grönmarkera) delresultat och bocka av problem är vi på väg att avsluta projekt. Om vi aldrig eller sällan stänger något, sker heller inget framåtskridande (se Goodsteins teorem).

Det är vanligt och helt naturligt att stöta på problem i klara delresultat. Men dessa problem är i de flesta fall mindre omfattande än det ursprungliga delresultatet.  Problem som dykt upp ska lösas med förtur.

För varje delresultat och problem som färdigställs så minskas komplexitet. Det vill säga mängden kvarstående arbete minskar. På slutet av projektet kommer det att finnas ett antal punkter (ibland ganska många) som behöver stängas. Projektgruppen kan uppleva det som att de aldrig kommer i mål, men då är projektet nästan klart. Det som behövs i detta skede är beslutshjälp av produktteamet.

Avsluta projekt i tid med Puls

Tricken i Puls för att komma i mål i tid är alltså två. För det första att ha tydliga mål som inte ändras. Och för det andra att i en synkplan successivt grönmarkera klara delresultat. Därmed sänks komplexiteten (= kvarstående arbete) för varje delresultat som färdigställs, detta oavsett om det dyker upp nya oväntade problem och utmaningar.