Agenda för pulsmöten

Agenda för pulsmöten

Pulsmöten är ett stå-upp-möten framför en pulstavla som genomförs på 5-20 minuter. Syftet är dels att tillämpa daglig styrning (eller visuell styrning), dels att ta hand om uppkomna problem. Pulsmöten har blivit populära i all slags verksamhet.

Pulstavlan

Project pulse board for project pulse meetings

Informationen på pulstavlan ska hjälpa teamet förstå den aktuella situationen så att de baserat på denna information kan resonera sig fram till vad som är nästa steg. På en pulstavla för ett projekt sitter de mål och planer som projektteamet arbetat fram:

  • Projektets målbild som beskriver vad som ska uppnås och den uppgift som projektet har fått.
  • Projektets synkroniseringsplan som översiktligt beskriver vilka delresultat som ska arbetas fram och i vilken ordning.
  • Aktivitetsplaner för de delresultat teamet arbetar med just nu.
  • Problemlogg där uppkomna problem och oväntade händelser loggas.
  • Beslutslogg där beslut loggas.
  • Ett aktivitetsfönster där kommande och pågående aktiviteter ”processas”.  Aktiviteterna kommer från aktivitetsplanen och skrivs på post-its.

Det är framförallt post-it-lapparna i aktivitetsfönstret som teamet använder under pulsmötet. Kopplingen mellan aktivitet och individ sker på pulsmöten, den som har tid och tillräckligt med kunskap tar aktiviteten. Detta ger projektet en välbehövlig resursutjämning, vilket sänker ledtiderna.

Parmatur Pulse activity window - Kanban

Aktivitetsfönstret på pulstavlan är indelat tre steg:

To do – vilka aktiviteter står på tur att göra för att projektet ska komma vidare. Aktiviteterna som sitter här är inte kopplade till någon person.

In progress – vilka aktiviteter pågår. Aktiviteterna som sitter här är kopplade till en eller flera personer och är försedda med datum då arbetet inleddes, dvs. när de flyttas till In progress.

Done – färdiga aktiviteter som vi har gjort under den innevarande veckan.

Teamarbete innebär teamarbete, inte koordinerag av individuellt arbete  

Pulsmöten kan lätt utföras på fel sätt och förlorar då sin potential.

Ett pulsmöte genomförs stående i ett pulsrum framför en pulstavla. Uppgifterna fördelas utifrån mönstrat på pulstavlan och dialogen mellan deltagarna i vilken alla deltar.

  • Individerna tilldelas inte sina uppgifter av projektledaren eller någon planerare.
  • Aktiviteterna ligger inte dolda i ett IT-system.
  • Det finns heller inga ”swimlanes”.
  • Pulsmöten är inte koordinering av individers arbete, där deltagarna berättar för projektledaren om vilka problem och förseningar de brottas med.

Smarta människor och pulsmöten

Pulse meeting using Parmatur Pulse
Smarta människor på ett pulsmöte.

Pulsmötena förutsätter att teamet själva planerar och arbetar fram en lösning för sin uppgift. Steve Jobs lär en gång sagt att det inte är rimligt att anställa smarta personer för att sedan tala om för dem hur de ska lösa uppgifter vi ger dem. Vi utgår från att utvecklingsteamen kan arbeta självständigt. Det är deltagarna i ett team som tillsammans planerar och styr arbetet genom de dagliga pulsmötena.

Pulsmöten syftar till att upprätthålla en fungerande dialog inom teamen och mellan olika team. Att team arbetar självständigt innebär inte att de arbetar isolerat från omgivningen; teamet är en del av en verksamhet där alla delar förväntas dra åt samma håll och samverka för att uppnå reslutat. Om ett utvecklingsteam stöter på problem som ligger utanför deras mandat att lösa ska problemet flyttas till ledningens pulsmöte och beslut om hur projektet ska fortsätta tas inom några timmar.

Genom att söka pulsmöten på internet går det att hitta bilder på pulsmöten där en projektledare eller chef står framför pulstavlan med projektteamet som åskådare. Det är inte så ett pulsmöte ska gå till. Det är de smarta människorna vi anställt som ska arbeta med tavlan och interagera med varandra. Projektledaren kan placera sig i utkanten och se till att beslutslogg och problemlogg fylls i, och att agendan för pulsmöten följs.

Agenda för pulsmöten

Det vi vill uppnå är att låta teamet få en bild av läget i projekt och utifrån den här bilden kunna resonera sig fram till vad som är nästa steg. Detta ger oss följande agenda för pulsmöten:

  1. Vad har blivit klart sedan förra mötet? Under denna punkt är det bra att alla kommer till tals och med några ord beskriver vad de uppnått eller snart kommer att uppnås. Färdiga aktiviteter flyttas från In progress till Done och bockas av i aktivitetsplanen av den person som gjort arbetet.
  2. Har det uppstått problem eller andra oväntade händelser? Den person som stött på problemet skriver upp det på en post-it och sätt upp denna i Inboxen. Problemet dokumenteras i problemloggen av projektledaren. Det är teamet tillsammans som ska lösa problemet.
  3. Vad är nästa steg? Teamet diskutera alla nya problem från punkt 2 och addera aktiviteter till aktivitetsplanerna för att hantera dessa. De plockar ut de mest angelägna aktiviteterna från aktivitetsplanerna och skriver dessa på post-its och sätter upp post-it-lapparna i To do.
  4. Vem gör vad? Dags att låta alla komma till tals igen. Deltagarna får välja aktivitet från To do, signera och datera post-it lappen och flytta denna till In progress.

Agendan för pulsmöten ovan är avsedd för ett projekt, men alla pulsmöten följer ungefär samma punkter.

När pulsmöten utförs på rätt sätt brukar deltagarna uppfatta att de tillför arbetsglädje. Om pulsmöten inte upplevs som något positivt så utförs de förmodligen på fel sätt.

Att genomföra ett pulsmöte är som att cykla, enkelt när du väl lärt dig.

Nätverk av pulsmöten

Parmatur Puls är en modell för strategiarbete och utvecklingsarbete. I Parmatur Puls finns flera typer av pulsmöten. Ledningen respektive produktledningen har sina pulsmöten där strategier formuleras och problem hanteras, det operativa utvecklingsarbetet har sina projektpulsmöten. Alla pulsmöten äger rum i ett stort pulsrum för att skapa transparens genom hela verksamheten.

Pulsrum

Ett projekt i Parmatur Pulse behöver ha en avgränsad storlek så att det går att arbeta i ett eller flera team. Hur uppdelning av större utvecklingsinsatser delas upp i hanterbara projekt inom ramen för ett program beskrivs i boken Agile Multi-Project Management. Boken Agil Projektledning med Puls beskriver hur projekt genomförs och Agil Organisering med Puls hur en verksamhet organiseras.

Metoder och exempel finns i appen Parmatur Pulse.